Informationen zur Datenverarbeitung
V3 (August 2026)
Für die Bearbeitung von Bewerbungen nutzt Otto Austria Group GmbH den Dienst onlyfy Bewerbungsmanager (by XING). Mit dieser Datenschutzerklärung werden Sie über die Verarbeitung Ihrer Daten durch den Dienst onlyfy Bewerbungsmanager (by XING) sowie durch Otto Austria Group GmbH informiert.
Gemeinsame Verantwortlichkeit
Hinsichtlich des Zusammenwirkens im Unternehmens-Account von Otto Austria Group GmbH besteht eine sogenannte gemeinsame Verantwortlichkeit von Otto Austria Group GmbH und New Work SE gemäß Art. 26 DSGVO, da sie i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO gemeinsam über Zwecke und Mittel der Verarbeitung bestimmen. Die aktuelle Version der Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO, die die New Work SE mit den Unternehmen schließt, die onlyfy Bewerbungsmanager nutzen, können Sie hier als Anhang zu den AGB https://www.xing.com/terms/onlyfy-one einsehen, um sich über das Wesentliche der Vereinbarung zu informieren.
Datenverarbeitung durch die New Work SE
onlyfy Bewerbungsmanager ist Teil des umfassenden Dienstes XING der New Work SE, der den Zweck verfolgt, durch eine Vielfalt unterschiedlicher Anwendungen (onlyfy ebenso wie das Job-Netzwerk XING) zur Verbesserung und Vereinfachung des Berufslebens der Nutzer·innen beizutragen sowie die Arbeitswelt für den Einzelnen erfüllender und gleichzeitig Unternehmen noch erfolgreicher zu machen. Bei onlyfy Bewerbungsmanager als Teil des umfassenden Dienstes XING handelt es sich um eine Online-Plattform, auf der bzw. über die Talente und Unternehmen zusammenkommen.
Hinsichtlich der Datenverarbeitung, für die die New Work SE allein verantwortlich oder im Rahmen der gemeinsamen Verantwortlichkeit mit Otto Austria Group GmbH zuständig ist, erhalten Sie nähere Informationen in der Datenschutzerklärung von XING, https://privacy.xing.com/de/datenschutzerklaerung. Dort finden Sie auch die Kontaktdaten der New Work SE sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten der New Work SE.
Bewerbungen mit onlyfy Bewerbungsmanager
Mit Absenden der Bewerbung gehen Sie ein Nutzungsverhältnis mit der New Work SE ein, um Ihre Bewerbung(en) abwickeln zu können. Sie erhalten des Weiteren Support-Leistungen und die New Work SE kann Ihnen weitere Möglichkeiten aufzeigen, die Sie in Ihrem Berufsweg unterstützen können. Es wird nicht automatisch ein öffentliches Profil im beruflichen sozialen Netzwerk bzw. Job-Netzwerk XING für Sie erstellt. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten durch die New Work SE ist folglich insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung in Erfüllung eines Vertrages).
Hinweise zu speziellen Funktionen vom onlyfy Bewerbungsmanager
Kalenderfunktion
Wenn die Kalenderfunktion verwendet wird, werden Ihre Daten im Rahmen und zum Zweck der Terminvereinbarung im Bewerbungsverfahren verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art.6 Abs.1 lit. f DSGVO. Die Kalenderfunktion wird von einem IT-Dienstleister (Cronofy Ltd., Vereinigtes Königreich) zur Verfügung gestellt. Das Vereinigte Königreich ist aufgrund des Angemessenheitsbeschlusses der europäischen Kommission als sicheres Drittland eingestuft. Hier finden Sie nähere Informationen zum Datenschutz von Cronofy: https://www.cronofy.com/gdpr/ und https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/.
WhatsApp Bewerbung und Kommunikation per WhatsApp
Soweit Sie die Bewerbung-per-WhatsApp-Funktion nutzen oder Otto Austria Group GmbH Sie im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung per WhatsApp kontaktiert, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Kommunikation kann insbesondere dazu dienen, Bewerbungsinformationen abzufragen, Rückfragen zu klären, Termine abzustimmen, Erinnerungen zu senden oder sonstige Kommunikation im Bewerbungsverfahren zu ermöglichen.
Bei einer Bewerbung per WhatsApp werden über einen WhatsApp-Chat die notwendigen Bewerberinformationen abgefragt. Die Daten werden anschließend über den Dienstleister PitchYou direkt im onlyfy Bewerbungsmanager übertragen und dort im Rahmen und zum Zweck des normalen Bewerbungsprozesses weiterverarbeitet. Kandidatendaten aus „Bewerbung per WhatsApp“ werden unmittelbar nach der Übertragung aus der „Bewerbung per WhatsApp“ Infrastruktur in PitchYou gelöscht. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich direkt im onlyfy Bewerbungsmanager.
Die WhatsApp-Funktionen werden von dem IT-Dienstleister PitchYou zur Verfügung gestellt, der hierzu Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Weitere Informationen finden Sie hier: https://www.pitchyou.de/datenschutz. Bitte beachten Sie, dass Sie für die Bewerbung oder Kommunikation Ihren eigenen privaten WhatsApp-Account verwenden und daher eine Verarbeitung durch WhatsApp bzw. Meta in eigener Verantwortung erfolgt. Eine Übermittlung, insbesondere in die USA, kann dabei nicht ausgeschlossen werden. Die Datenschutzinformationen von WhatsApp finden Sie hier: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Sie können Ihre Einwilligung in die Kommunikation per WhatsApp jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenn Sie nicht zustimmen oder Ihre Einwilligung widerrufen, erfolgt keine weitere Kommunikation per WhatsApp.
Anwendbarkeit des Schweizer Datenschutzgesetzes
Das Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (Schweizer DSG) gilt für Sachverhalte, die sich in der Schweiz auswirken, auch wenn sie im Ausland veranlasst werden. Diese Datenschutzerklärung dient entsprechend sowohl der Information gemäß EU-DSGVO als auch gemäß Schweizer DSG. Es werden die Begriffe der EU-DSGVO verwendet, also insbesondere „Verarbeitung“, „personenbezogene Daten“, „berechtigtes Interesse” sowie „besondere Kategorien von Daten” statt der im Schweizer DSG verwendeten Begriffe „Bearbeitung“, „Personendaten“, „überwiegendes Interesse” und „besonders schützenswerte Personendaten”. Wenn das Schweizer DSG anwendbar ist, bestimmen sich die entsprechenden Begriffe nach dem Schweizer DSG. Den Namen und die Adresse unserer Vertretung in der Schweiz finden Sie im Impressum | XING.
Hinweise für Bewerber*innen
Wir freuen uns, dass du dich für uns interessierst und dich für eine Stelle in unserem Unternehmen bewerben möchtest bzw. beworben hast. Wir legen besonderen Wert auf den Schutz deiner personenbezogenen Daten. Deine personenbezogenen Daten werden gemäß den aktuellen Datenschutzbestimmungen gemäß der ab 25. Mai 2018 geltenden gesetzlichen Regelungen, d.h. der Datenschutzgrundverordnung und neuen Bestimmungen des Datenschutzgesetzes, verarbeitet. Nachfolgend erteilen wir dir gerne Informationen zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Bewerbung. Weitere Informationen zu unserem Unternehmen, Angaben zu den vertretungsberechtigten Personen und auch weitere Kontaktmöglichkeiten findest du auf unserer Website: https://www.ottoaustriagroup.at/datenschutz
6.1 Angaben zum Zweck der Datenverarbeitung und zu den Daten, die verarbeitet werden
Wir verarbeiten die Daten, die du uns im Zusammenhang mit deiner Bewerbung zugesendet hast, um deine Eignung für die Stelle zu prüfen und das Bewerbungsverfahren durchzuführen. Sofern du deine Einwilligung gegeben hast, werden wir deine Bewerbung auch auf andere offene Positionen bei der Otto Austria Group und der BAUR-Gruppe (dies betrifft die Unternehmen BAUR Versand GmbH & Co KG, BFS Baur Fulfillment Solutions und empiriecom GmbH & Co. KG) prüfen.
Im Kandidatenprofil auf unserer Website kannst du deine Bewerbungsunterlagen hochladen und uns Informationen (Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Geschlecht) zum Zweck der Speicherung, Auswertung, Zuordnung und Weiterleitung deiner Bewerbung für die Dauer des Bewerbungsprozesses bekannt geben. Sofern im Rahmen des laufenden Bewerbungsprozesses weitere Daten verarbeitet werden, wirst du hierrüber gesondert informieren.
6.2 Rechtliche Grundlagen für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten in diesem Bewerbungsverfahren ist neben Arbeitsrechtlichen Bestimmungen primär die DSGVO und das DSG in der geltenden Fassung. Danach ist die Verarbeitung der Daten zulässig, die im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Sollten die Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ggf. zur Rechtsverfolgung erforderlich sein, kann eine Datenverarbeitung auf Basis der Voraussetzungen von Art. 6 DSGVO, insbesondere zur Wahrnehmung von berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO erfolgen. Unser Interesse besteht dann in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
6.3 Dauer der Speicherung der Daten
Daten von Bewerber*innen werden im Falle einer Absage nach 6 Monaten gelöscht. Deine Einwilligung vorausgesetzt, werden deine Bewerbungsunterlagen für einen Zeitraum von längstens 2 Jahren in Evidenz gehalten, um dich für weitere passende Positionen berücksichtigen zu können. Solltest du im Rahmen des Bewerbungsverfahrens eine Zusage für eine Stelle erhalten, werden die Daten aus dem Bewerberdatensystem in unser Personalinformationssystem überführt.
6.4 Angaben zu Empfänger*innen der Daten
Deine Bewerberdaten werden nach Eingang deiner Bewerbung von den Recruiter*innen der Otto Austria Group und der BAUR-Gruppe gesichtet. Geeignete Bewerbungen werden dann intern an die Abteilungsverantwortlichen für die jeweils offene Position und je nach Position teilweise an die Teammitglieder weitergeleitet. Sofern nach den gesetzlichen Vorschriften eine Einwilligung erforderlich ist und uns diese vorliegt, werden die Bewerbungsunterlagen ggf. auch an andere Führungskräfte aus anderen Abteilungen weitergeleitet. In den Unternehmen Otto Austria Group und BAUR-Gruppe haben grundsätzlich nur die Personen Zugriff auf deine Daten, die diese für den ordnungsgemäßen Ablauf unseres Bewerbungsverfahrens benötigen. Dazu zählen auch die Mitglieder der Arbeitnehmervertretung. Im Rahmen der Systempflege und Wartung kann es zur Kenntnisnahme deiner Daten durch die damit betrauten Personen kommen. Die entsprechenden Personen oder ggf. eingesetzten Dienstleister werden auf das Datengeheimnis verpflichtet.
Die Daten werden grundsätzlich in Rechenzentren in der Bundesrepublik Deutschland verarbeitet. Sollten Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln oder verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften) vorhanden sind.